Летняя вечеринка Freaky Summer Party (сокращенно — FSP) в прошлом году сменила «прописку» на парк Dreamland, перешла в двухдневный формат и привлекла более 13 000 посетителей. О том, как это стало возможным и какие трудности пришлось преодолеть на пути к популярности, нам рассказал автор и организатор мероприятия Денис Трусило.

fsp 2017

Заграница нам поможет

В 2009-м году мы с друзьями отправились в свой первый в жизни автостоп-трип: летние каникулы после третьего курса экономического университета хотелось провести особенно интересно. Путешествовали неформально: передвигались автостопом, ночевали — в палатке или у новых знакомых, запланированного маршрута тоже не было. Была только конечная точка — Барселона и несколько обязательных мест для посещения — европейские фестивали и вечеринки, где мы не только развлекались, но обращали внимание на детали организации. А когда вернулись — этот опыт оказался весьма полезным.

freaky summer party

Идея организовать небольшое мероприятие возникла спонтанно. Я ехал в маршрутке, где по радио услышал фразу “Мечты — это планы в уме, а планы — мечты на бумаге”. Мне показалось, что пришло время планов, я попросил остановить маршрутку возле книжного магазина и уже через несколько часов набрасывал планы на выходные в новом блокноте. В то время мы увлекались игрой во фрисби и проводили много времени на открытом воздухе, мне хотелось сделать из игры выходного дня небольшое событие и насытить его приятными деталями пикника. По своей натуре я педант, а пикники — это бескрайнее поле для самовыражения. Поэтому уже на первом пикнике у нас были домашние угощения, пунш, игры, специальный музыкальный сет, брендированные майки, промо-страница в интернете, смс-рассылка для гостей и пр. Название было техническим — Freesbee Summer Party, которое существует и  сейчас, разве что немного видоизменилось. На подготовку вечеринки ушло 8 часов и около 100$, затраты окупились сразу — участие в пикнике было краудфандинговым.

fsp минск

Продолжение следует?

В целом первая FSP прошла хорошо, можно даже сказать эпически, ее постоянно вспоминали и ожидали второго сезона следующим летом. Я решил немного изменить формат и расширить содержание — перенесли вечеринку на живописную зеленую площадку возле реки Ислочь в 30 км от Минска. В то время меня окружали интереснейшие люди с разносторонними интересами и большим количеством свободного времени, можно сказать, что следующие  FSP мы организовывали вместе, и каждый привносил туда то, что его интересовало. Так уже во второй раз у нас появилось несколько «танцполов»,  фотовыставки, арт-инсталляции, лекции, игры, и пр. Сейчас многие из со-организаторов обзавелись собственным делом —  владеют кафе, спортивным магазином или стали диджеями, а тогда они только учились ставить музыку или угощали всех вкусным чаем. Я увлекался графическим дизайном, поэтому всю айдентику и веб-страницы делал самостоятельно. Сначала мы даже не прибегали к рекламе — каждый год приезжало все больше людей благодаря сарафанному радио. Позже я открыл продакшн студию моушн-дизайна, а потом она переросла в рекламное агентство Pocket Rocket, которое сейчас занимается брендингом, проведением рекламных кампаний, мобайлом, организацией презентаций, а летом — организацией  FSP.

pocket rocket

Выход в люди

Когда аудитория вечеринки перевалила за пару тысяч — я осознал, что на организаторах теперь лежит больше ответственности и нам пришлось поменять организационный подход. Теперь мы делали все официально, с разрешениями, с продуманной системой безопасности, что позволило нам масштабировать проект и использовать рекламу. Те, кто помнит FSP на Ислочи — называют его белорусским Woodstock, там царила атмосфера свободы, любви и беззаботности. Формат был абсолютно новым для Беларуси, поэтому мы быстро обрели замечательную аудиторию. Тем не менее, на тот момент это было всего лишь хобби — все деньги, которые мы получали от входных билетов и первых партнеров мы инвестировали обратно в мероприятие. Взамен — получали пространство для реализации наших идей и аудиторию, которая могла оценить эти идеи. В 2012 году было принято решение перенести мероприятие в Минск, т.к. у нас росли амбиции, мы хотели достичь высокого уровня организации, стать более культурным и аккуратным мероприятием, что было достаточно сложно сделать в лесу в 30 км от Минска. Кроме того у нас возникало все больше логистических издержек.

денис трусило fsp

Как везде успевать?

До сих пор FSP организует относительно небольшое количество человек. Во многом это происходит благодаря эффективной работе команды и использованию самых современных инструментов управления и координации проектов. Мы начинали с Google Groups, Trello, Asana, а теперь остановились на эффективной связке Basecamp & Google Docs. Конечно, мы вовлекаем волонтеров, для которых участие в организации FSP — это очень полезный опыт, интересное общение, возможность взглянуть на организацию изнутри и другие бонусы. Нам пишет огромное количество желающих, мы выбираем из них наиболее подходящих и проводим собеседования. Ежегодно мы набираем около 70 волонтеров, конкурс составляет  1 к 3.

Это анаграмма, а не то, о чем вы подумали 🙂

Мы готовы к неожиданностям

В 2016-м году мы столкнулись с неожиданной точкой роста: аренду прежней площадки на комсомольском озере повысили в несколько раз. Расценки изменились за два месяца до мероприятия, от аренды уже привычной площадки пришлось отказаться. Фактически нам необходимо было заново спланировать мероприятие с учетом новой локации, которой еще не было. Мы старались смотреть на это с позитивной стороны и использовать все бонусы новой площадки.

fsp dreamland

Нет худа без добра

Ситуация с внезапной сменой дислокации стала для нас вызовом. Но благодаря ей мы придумали и смогли воплотить массу новых идей. Проводя три года вечеринки на одном и том же месте, мы немного расслабились: многие вещи копировали с прошлого года. Здесь же пришлось работать в условиях жесточайшей нехватки времени, недосыпать, но и на креативную составляющую это повлияло лучшим образом. Мы не предусмотрели некоторые мелкие нюансы двухдневного формата (ранее вечеринки проводились по одному дню), но в целом мероприятие прошло успешно — мы выросли более чем в 2 раза — нас посетило более 13 000 человек, мы аккредитовали 132 СМИ и блогеров, посетители сделали 5200 публикаций в instagram и засыпали нас лайками (улыбается, — Прим. авт.).

Как правильно освещать мероприятие

Подготовка к мероприятию начинается за 9 месяцев. 20% объема подготовительных работ делается в первые семь месяцев, 80% — в оставшиеся два. Но эти первые 20% — чрезвычайно важны. Это договоренности с партнерами, букинг музыкантов (некоторых нужно «бронировать» за полгода), и получение разрешений от городских властей. Последние недели перед вечеринкой мы работаем чрезвычайно интенсивно, в формате 24/7.

Со СМИ начинаем работать, как только нам согласовывают место проведения и появляется первый пресс-релиз. Каждый год это происходит в разное время. Хотя активная пиар-кампания разворачивается, опять-таки, за два месяца до вечеринки — начинать раньше не имеет смысла. Зато когда кампания стартует — мы присутствуем везде: от телевидения до билбордов и глянца, но главным образом — в социальных сетях, месте, где обитает наша аудитория. Ежегодно мы используем свежие форматы промо. В 2015-м это был первый в Беларуси пакет стикеров для Viber с пандами, который скачали боле 1,5 млн пользователей. В 2016-м мы делали Freaky Stream — прямые трансляции в Periscope, Facebook в формате дискуссии с интересными гостями из сферы культуры и шоубизнеса.

fsp дима нарышкин

Безопасность и претензии

Несмотря на абсолютно положительные отзывы о фестивале, есть отзывы от людей, которым показался дорогим билет или скучным — наполнение фестиваля. Это два обязательных вопроса, которые задают организаторам всех фестивалей в мире, независимо от формата и масштаба. К счастью у нас есть, что ответить по каждому из них. Во-первых, если следить за рекламной кампанией, то можно купить первые билеты по акции значительно дешевле, чем они стоят в день мероприятия, фактически по цене бургера. По поводу наполнения — вряд ли какой-либо фестиваль в Беларуси может сравниться с FSP по количеству интерактивных площадок с собственной программой. Скорее всего, некоторые гости просто не подготовились перед мероприятием и не изучили программу мероприятия. Нужно учитывать, что любой фестиваль — это лишь возможность хорошо провести время, а  воспользоваться этой возможностью или нет — каждый решает сам для себя. Тем не менее, мы учитываем все комментарии и делаем мероприятие более доступным, при этом понимаем, что это мероприятие не сможет угодить всем одновременно. И это хорошо.

fsp 2017

Совместить приятное с полезным

FSP — это приятная история о том, как случайно появившееся хобби переросло в целое движение, сложную культурную материю, которая может быть приятной и эффективной сразу для всех участников мероприятия — от гостей до партнеров и организаторов разных возрастов и интересов. В рамках страны, где происходит чрезвычайно мыло масштабных и интересных проектов —  я ощущаю, как FSP оказывает влияние на город. Мы неоднократно делали “невозможные” вещи, это вселяет оптимизм в тех, кто планирует свои мероприятия или проекты. Видим, что  с нас берут пример другие организаторы, перенимают наши ходы. Это значит, что мы действуем правильно, и это рождает своего рода конкуренцию — нам приходится каждый год придумывать что-то новое.

Планы

FSP — очень интересный проект для молодых европейских туристов. О Беларуси совсем ничего не знают даже ближайшие соседи. Неоднократный опыт презентаций FSP на международных фестивалях и туристических форумах показал, что существует огромный интерес к Беларуси, но, как и зачем сюда ехать — никому не понятно. Мероприятия, подобные FSP,  могут стать удачным поводом посетить Минск и Беларусь. В Мире существует много примеров того, как фестиваля становились причиной туристического потока и инвестиций в города или страны. Это может случиться и здесь. Мы начали сотрудничество с Национальным агентством по туризму, это весьма прогрессивное государственная единица, мы понимаем, что у нас есть общие цели и стремиться к ним вместе — более эффективно. Уже сейчас мы готовим коммуникацию на английском языке и планируем рекламные активности в Прибалтике, России и Украине. В прошлом году около 20 моих знакомых из Европейских стран, наконец, посетили Беларусь во время FSP. Отзывы — на 100% положительные, а значит — приедут еще раз и захватят друзей. Начало было положено.

Кроме того мы хотим вовлекать больше субкультур и самостоятельных проектов в FSP — для них это возможность заявить о себе и найти новых последователей. В этом году мы подготовили очень интересный состав музыкантов, это будет важным событием для меломанов. Мы еще больше расширили территорию, привлекли новых участников и партнеров, и планируем преодолеть отметку в 20 000 посетителей. Вечеринка состоится в 29 и 30 июля 2017 года. Приходите. Следите за нами в социальных сетях и на www.artpicnic.by

Фудпартнеры

Безусловно, важной составляющей хорошего мероприятия является вкусная еда. Мы тщательно отбираем партнеров для фудкорта, стараемся, чтобы у гостей была возможность попробовать блюда различных кухонь мира на одной площадке, к тому же, мы поощряем вендеров, которые для FSP разрабатывают специальное меню. Таким образом, все остаются довольными: гости получают эксклюзивные предложения от любимых заведений города по специальным ценам и без изнурительных очередей. Почему это выгодно для фудпартнеров? Они получают нескончаемый поток гостей, полноценную pr-поддержку как до мероприятия, так и после (фото- и видео-отчеты во всех тематических СМИ) и, конечно же, прибыль от продаж как во время фестиваля, так и долгое время после него.

Вот лишь несколько цифр из FSP прошлого года:

50 кусков за 5 минут — скорость продажи осетинских пирогов на FSP

1200 — хачапури приготовили грузинские повара за время проведения FSP

4800 — столько литров лимонада хватило, чтобы утолить жажду всем гостям FSP

650 — килограммов мороженого понадобилось, чтобы побороть нереальную жару

2700 — чашек кофе взбодрили гостей и музыкантов

2500 — бургеров для мясоедов и вегетарианцев приготовили шефы и энтузиасты

12 — столько кухонь разных стран можно было попробовать на фудкорте FSP в 2016 году

Партнеры и эффективность

Нам удалось развить еще одну нишу в Беларуси, а именно — experience marketing. Это направление маркетинга бурно развивается в западных странах из-за своей эффективности. Сейчас одна из задач брендов — не только продать больше товаров или услуг, но и создать сообщество пользователей, развивать бренд совместно с аудиторией, общаясь с ней и получая обратную связь. Для этих целей очень хорошо подходят создание pop-up stores или участие в фестивалях. Рынок и бренды понимали необходимость участия в мероприятиях, но реально ни бренд-менеджеры, ни ивент-агентства не могли придумать и реализовать успешные кейсы.

Понимая это, мы бесплатно начали предлагать идеи для наших партнеров. Регулярное посещение европейских мероприятий позволяло нам использовать свежие интересные механики и ходы, как результат — каждый год мы получаем успешные кейсы, где бренды добились поставленных целей, а гости — получили яркие эмоции и ценные призы. При том, что реализовать пока получается далеко не все идеи.

Один из самых интересных кейсов прошлого года — промо мессенджера BIP от компании Life:). Требовалось организовать максимальное количество скачиваний приложения. Мы решили сделать это очень запоминаемым — привезли из-за рубежа гигантскую каскадерскую подушку, забрендировали ее и предложили гостям прыгнуть на нее с 8-метровой высоты, а прежде, конечно, скачать приложение. Как итог —  получили нескончаемую очередь из желающих, около 1500 скачиваний приложения и попадание “подушки” в 90% пост-отчетов СМИ. Естественно, партнер перевыполнил план по скачиваниям приложения.

Еще один из интересных для нас прошлогодних кейсов — коллаборация с Альфа Банк. Перед брендом стояла задача — собрать максимальное количество контактов среди аудитории FSP. Было реализовано сразу несколько механик, одна из них — инновационный квест на платформе приложения  Art-picnic FSP и технологии Bluetooth-маячков iBeacon, которые распознают ваше местоположение вплоть до 3х метров. Гостям предлагалось найти Альфа-тайники (большие красные буквы А) на территории мероприятия, и выиграть мягкие кресла от Альфа Банк. В момент получения приза гости заполняли анкеты и оставляли свои контакты. Благодаря нескольким механикам партнер собрал более 1600 контактов целевой аудитории за достаточно короткий период. При этом у аудитории оказались брендированные призы и приятные эмоции от игровой механики.

На совместной фотозоне AirBaltic & American Tourister можно было сделать яркие фото, выиграть чемодан и сертификат на полет  в  любую точку на карте полетов  AirBaltic. Взамен партнеры получали масштабный охват в социальных сетях — более 130 000 просмотров.

Постоянный анализ и исследование аудитории и ее активность на мероприятии в социальных сетях дает нам возможность прогнозирования показателей для партнера. Кроме того, мы можем предугадать, в какое количество СМИ попадут те или иные активности. Примечательно, что охват от публикаций в социальных сетях выше, чем у интернет-СМИ. В среднем у гостя FSP в instagram ±900 друзей, а за время мероприятия пользователи сделали более 5000 публикаций с нашим хэштегом  #ilovefsp. В прошлом году мы проводили исследование аудитории и получили несколько удивительных цифр, которые  подтверждают уникальность нашей аудитории. Для 45% гостей — FSP единственный фестиваль, который они посещают в течении года. 84% — путешествуют в другие страны 1-2 раза в год. 56% — работают в маркетинге и креативной индустрии, 17% — в IT-cфере. Более 80% аудитории — в возрасте 18-35 лет.

У нас получается делать мероприятие, где можно познакомиться с свежей европейской музыкой, побывать на лекциях, вкусно покушать, получить призы и улететь в путешествие с новым чемоданом. Это прекрасно 🙂

денис трусило

При подготовке статьи использованы фотографии автора, портала Bel.biz (фотограф — Глеб Соколовский), предоставленные организаторами FSP, а также — с личной страницы в Facebook Дениса Трусило.

ПОНРАВИЛАСЬ СТАТЬЯ? ПОДЕЛИСЬ С ДРУЗЬЯМИ!

comments powered by HyperComments